工程监理/项目管理/工程咨询档案组卷与移交说明
一、工程监理/项目管理/工程咨询档案组卷与移交要求：
工程资料按载体不同分为纸质资料和数字化资料（电子资料），工程监理/工程咨询/项目管理档案组卷与移交分为纸质档案组卷与移交、电子档案整理与移交。
(一)纸质档案组卷
1.公司要求的归档资料按保存期限不同可分为三类：
第一类即保存期限为长期的资料；
第二类即保存期限为5年的资料；
第三类即保存期限为2年的资料。
如果工程监理/工程咨询/项目管理合同约定的乙方工作内容包括造价咨询或负责工程造价结算，与工程造价有关的资料应单独组卷，工程结算后移交，保存期限为工程结算后2年。
2.资料归档时应按上述分类方法分别装盒，尽量将保存期限相同的同类资料装于同一盒内。并附盒内资料目录，目录格式参考资料管理规程（DB11/T695-2017）。档案盒标签应清晰标注盒内资料明细，（档案盒标签详见后附样本）。
3.档案盒标签上的 “共 盒 第 盒”为本工程的第*类中的共 盒第 盒，如：长期保存类共5盒第1盒。
4.资料装盒时应尽量装饱满，以防存放过程中压瘪压坏。
5.如工程规模较小，资料量不大时，可根据现场实际情况进行归档组卷，但档案盒内的目录应细致明确。
(二)电子档案整理与归档
1.电子档案数据格式应符合相关的数据标准，以保证数据化资料在格式上的通用性。
2.电子档案分为经计算机生成的电子文档（可转化为PDF格式）和纸质文件电子扫描生成的PDF格式文件。
3. 工程监理/工程咨询/项目管理工作启动后，就要做好电子档案整理的规划，过程中随时进行电子扫描件的收集整理，避免工程竣工后进行大量的电子扫描工作。
4.电子扫描应清晰可分辨，采用拍照形成电子图片的，图片应周正清晰可分辨，同一个文件的扫描件或图片宜按照顺序编入word或WPS文档中，并转成PDF格式，便于查阅。
5.电子档案应按照文件的分类分别建文件夹，应对文件和文件夹进行编号，以便于查阅。
6.归档的建设工程电子文件的内容必须与其对应的纸质档案一致，内容应真实和可靠。
7.建设工程电子文件离线归档的存储媒体，可采用移动硬盘、U盘、光盘等，媒体表面应粘贴项目名称、项目负责人、移交人、移交时间等信息。
8.存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方能通过适当设备读出数据。
二、档案移交前的审核工作：
项目部在资料整理完毕向公司移交前，应先通过公司钉钉系统向总工办提交一份填列完整的电子版《工程监理纸质档案移交清单》和《工程监理/工程咨询/项目管理电子档案移交清单》，上述两表应尽量填列完整，缺少的资料应将缺少原因或是否进行二次移交及二次移交的时间填列清楚。移交清单经总工办审核确认后，再另行约定时间将纸制档案及电子档案一并移交至公司行政部档案室。
注：总工办联系人：周剑锋 邮箱：jsb@jjdf.com.cn 电话：68990228
行政部联系人：孟妍妍 电话：68995055 或 88362730
三、工程监理/工程咨询/项目管理纸质档案移交清单、电子档案移交清单及档案盒标签格式详见公司网站下载中心。
总工办 行政部
2021.3.16
